Хранилище комплектов документов

1. Общие сведения

В комплект документов входит декларация на товары и все электронные документы, связанные с ДТ через опись документов. Например: регистрационные документы, инвойсы, договоры и т.п.

Хранилище документов - это отдельный выделенный каталог, в котором хранятся комплекты документов. Хранилище документов может быть размещено как на локальном компьютере, так и на другом компьютере локальной сети. Для того чтобы поместить в хранилище комплект документов или воспользоваться им, доступ к хранилищу должен быть открыт.

Отличие выгрузки в архив от выгрузки в хранилище заключается в том, что при выгрузке в архив выгружается только одна ДТ, а при выгрузке в хранилище выгружается не только ДТ, но и все документы, привязанные к ней через опись. Если у ДТ была создана опись документов и осуществлены привязки электронных документов к документам описи, то эти привязки будут сохранены в созданном комплекте. Оформлять и привязывать документы можно как из 44 графы декларации на товары, так и из описи. О том, как создавать и привязывать электронные документы в описи вы можете прочитать в п.3. «Предоставление электронных документов по запросу таможенной службы» статьи «Предоставление документов по запросу из таможенного органа». О том, как создать и привязать документ из 44 графы декларации на товары, можно прочитать в статье «Привязка электронных документов из 44 графы ДТ к документам описи».

Если комплект документов уже был выгружен в хранилище, то при повторной выгрузке он будет выгружен как новый комплект документов с тем же номером и всеми привязанными документами.

Из хранилища можно загрузить комплект документов на любой компьютер, имеющий доступ к каталогу-хранилищу документов. Комплект документов может быть загружен или извлечен из хранилища. При загрузке все документы из комплекта помещаются в соответствующие журналы документов, сам комплект остается в хранилище. При извлечении загруженный комплект из хранилища удаляется.

Если комплект документов был уже загружен, то при повторной загрузке в соответствующих журналах появятся документы с теми же сведениями.

2. Выгрузка комплекта документов в хранилище

Создайте обменный каталог, через который вы будете обмениваться комплектами документов. Например, путь к хранилищу может быть таким:

\\Server\Sigma-Soft\Share\Storage\

По умолчанию программа предлагает организовать хранилище комплектов документов в общем разделе. Этот путь нужно изменить на путь к ресурсу локальной сети с общим доступом для других рабочих мест.

Для того чтобы выгрузить подготовленный комплект документов в хранилище выполните следующие действия:

• В журнале ДТ выделите нужную декларацию.
• В меню нажмите кнопку «Выгрузить» и выберите «Комплект в хранилище».
  
  
  
• Укажите новый путь к хранилищу, куда будут записываться комплекты документов ДТ.
• Нажмите кнопку «Сохранить».
  
  
  
• В открывшемся окне «Выгрузка комплекта документов в хранилище» проверьте статусы привязок связанных документов, которые подготовлены для записи в хранилище. Некорректный статус означает, что электронный документ был удален. Если подготовить комплект, у которого есть документы с некорректным статусом, то эти документы не будут записаны в комплект. В случае необходимости закройте текущее окно, исправьте привязки документов в описи и выгрузите комплект в хранилище еще раз. Для просмотра привязанных документов можно использовать клавишу F3 или выбрать из контекстного меню пункт «Просмотреть».
  
  
  
• Для выгрузки комплекта документов ДТ в хранилище, нажмите кнопку «Записать в хранилище!».
• По окончании выгрузки комплекта документов нажмите кнопку «Закрыть».

Шаг с выбором обменного каталога показывается только при первой выгрузке. Выбранный каталог используется при всех следующих выгрузках.

В случае необходимости изменить путь к хранилищу, воспользуйтесь настройками программы. Подробнее см. пункт «4. Настройка пути к хранилищу».

3. Загрузка и извлечение комплекта документов из хранилища

Комплект документов загружается и извлекается по одной технологии. Отличие состоит только в том, что при загрузке сам комплект остается в хранилище, а при извлечении загруженный комплект из хранилища удаляется.

Обратите внимание, что при извлечении комплекта он удаляется из хранилища безвозвратно и не будет доступен другим пользователям! Будьте внимательны при принятии решения об извлечении комплекта!

Для того чтобы загрузить или извлечь комплект документов из хранилища выполните следующие действия:

• Перейдите в журнал ДТ.
• В меню нажмите кнопку «Загрузить» и выберите «Комплект из хранилища».
• В открывшемся окне «Просмотр и загрузка из хранилища» выберите комплект документов, который вы хотите загрузить.
• Нажмите кнопку меню «Загрузить комплект», либо «Извлечь комплект».
  
  
  

Перед загрузкой комплекта любой из документов, ДТ или привязанный электронный документ, можно просмотреть. Для просмотра документа воспользуйтесь одним из способов:

• нажмите кнопку меню «Просмотреть»,
• двойным щелчком мыши,
• используйте клавишу F3,
• выберите из контекстного меню пункт «Просмотреть».

Какой документ будет просматриваться, зависит от того, какой элемент в данный момент выделен. Для просмотра ДТ выделите комплект документов. Для просмотра электронного документа выделите требуемый документ в нижней части окна.

Обновить список доступных комплектов можно нажатием кнопки меню «Обновить»

4. Настройка пути к хранилищу

Для изменения места расположения хранилища выполните следующие действия:

• В главном меню программы выберите раздел «Настройка» пункт «Параметры».
• В открывшемся окне «Настройки программы» выберите вкладку «Архивы».
• Выберите новый путь, по которому расположено хранилище.
• Нажмите кнопку «ОК».